Planlegging og gjennomføring av medlemsmøter

Vi anbefaler at hele halvåret planlegges under et, slik at dere får opp en samlet oversikt. Dette skaper forutsigbarhet for medlemmene, og sikrer at dere har en god balanse i ulike møter.

Antall møter vil variere etter størrelsen på lokalavdelingene, men som et minimum bør det være

• Et faglig arrangement
• Et som går på karriere/personlig utvikling
• Et sosialt arrangement

Dette per halvår.

En god halvårsplanlegging vil føre til at dere er tidlig ute med å få publisert arrangementene på arrangementskalenderen på nettsidene. Halvårets arrangementer kan også “selges inn” i det første lokale nyhetsbrevet som går det halvåret. Dette skaper en oppmerksomhet og “mental knagg” som kan gi økt påmelding når selve arrangementet markedsføres senere.

Hva skal vi finne på

Medlemmene liker gjerne en miks av gode gamle og nye ideer. Det er helt greit å sette opp “gamle slagere”, og tradisjoner i form av juleavslutninger/vinkurs/torskemiddager er en viktig del av medlemsnytten til mange.

For nye ideer kan det være fint å kartlegge trender og dagsaktuelle faglige utfordringer, se hva andre foreninger tilbyr og også hente inspirasjon fra de andre lokalavdelingene. Kanskje hadde de noen vellykkede arrangementer forrige halvår som med hell kan holdes hos dere nå.

I tillegg har vi konseptmenyen, der Econas administrasjon har satt opp en rekke forslag til dere. Oppdatert konseptmeny finner dere på MinSide på www.econa.no.

Stimuleringsfondet

Husk at det er mulig å søke om å dekke arrangementer fra stimuleringsfondet, dersom det ikke er økonomisk rom innenfor lokalavdelingens ordinære budsjetter.

Markedsføring av arrangementet

Arrangementer blir alltid lagt ut på arrangementskalenderen på www.econa.no og hvis det er meldt inn minst 30 dager før arrangementsdatoen så blir de også markedsført i minst to lokale nyhetsbrev.

Planlegging av det enkelte arrangement

Arrangementsansvarlige planlegger innholdet, oppretter sjekkliste, kjøreplan og budsjett, kontakter bidragsytere og informerer styreleder/styret ved behov.

Hvis arrangementet er hentet fra konseptmenyen, avklare kostnader i forbindelse med reise/opphold med foredragsholder. Administrasjonen dekker honorar for ett foredrag med ekstern foredragsholder hvert halvår. Lokalavdelingen dekker reisekostnader.

Booke lokaler

Vi har inngått en avtale med Choice Hotels som gjør at vi får rabatter her, men dere er ikke bundet av å bruke denne kjeden dersom andre lokaler er mer praktiske. Det kan være lurt å vurdere fast lokale fra gang til gang, da dette reduserer barrieren for påmelding for medlemmene.

Arrangør bør ha tilgang til lokalet en time før arrangementet starter. Avklare fakturering og vask etter endt arrangement med møtestedet.

Melde inn arrangementet

Så tidlig som mulig, og senest 30 dager før arrangementet, melder dere inn arrangementet på skjemaet her. Vi oppfordrer til at alle arrangementer planlegges for halvåret og meldes inn ved starten av halvåret.

• Lag en kort og inspirerende tekst
• Legg ved bilder vi har rettigheter til å bruke (hvis ikke så får vi en regning etterpå som kan bli dyr)
• Ved digitale arrangement skal Zoom-lenke legges inn i skjemaet.

Servering

Dette anbefaler vi dersom det er rom for dette. Dette gir alltid en hyggelig ramme og bidrar til bedre nettverksbygging.

Avklar henting/levering og fakturering i forkant med leverandør.

Lyd og bilde for å sikre at innlegg og debatt høres og sees godt

Sørge for at vi har tilfredsstillende lydanlegg, prosjektor, PC etc. etter hvilken type arrangement som planlegges. Sjekk hva som er tilgjengelig på møterommets fasiliteter og kommuniser dette med evt foredragsholder.

VURDER:

• Skal noe presenteres på skjerm? Skal vi da ta med egen PC eller bare stikk til lokalets PC? Evt om dere har Mac, har lokalet overgang eller må dere ta med eget?
• Har lokalet skjerm til å vise noe på og hvor stor er denne?
• Mikrofon til foredragsholder: Trenger dere mikrofon eller er dere så få at det er bedre uten? Er det viktig om det er håndholdt eller mygg (så foredragsholder har hendene fri)?
  Hvordan er høyttalerne i lokalet?
• Ved streaming må man tenke på dette også og gjerne forhøre seg med teknisk support fra en leverandør som hjelper til med streamingen.

Riktig forventningsavklaring med lokalet og teknisk leverandør hjelper til å få på plass det dere trenger. Ved usikkerhet på hva dere har behov for, er nettopp en samtale med teknisk leverandør viktig. De hjelper til med å finne ut hva dere har behov for basert på hva dere skal arrangere og hvor stor/liten kompleksitet det har.

Mediedekning

Vurdere om det kan være aktuelt å tipse lokale medier om arrangementet. Les mer om lokal mediedekning her.

Påmeldingsfrist

Denne setter dere i skjemaet når dere melder inn arrangementet.

Påminnelse til deltakerne som er påmeldt

To dager før sendes en automatisk påminnelse på mail om arrangementets dato, sted og klokkeslett, fra sentralt, til alle de påmeldte. For digital deltakelse legges Zoom-lenken inn i den automatiske påminnelsesmailen. Dette er en automatisert rutine dere ikke trenger å tenke noe mer på.

Oppmerksomhet til foredragsholder(e)

Forslag: Det er mulig å bestille Econa-effekter i nettbutikken og/eller kombinere med en flaske vin/blomsterbukett.

Gjennomføring av det enkelte arrangement

Det er lurt å ha en god plan for selve gjennomføringen. Dersom arrangementsansvarlig er et relativt nytt styremedlem eller nettverksmedlem, er det en fordel om man har med en noe mer erfaren møtearrangør de første gangene.

Følgende roller ivaretas under selve medlemsmøtet:

• møte / hente innledere
• velkomstord, avslutningsord
• ordstyrer
• dekor/banner ansvarlig
• mat og serveringsansvarlig
• Med mer

Eksempel på en kjøreplan for gjennomføring

1	Oppmøte	Minst 1 av de arrangementansvarlige møter opp i god tid før oppstart (1-2 time(r))
2	Banner	Sett frem Econa bannere utenfor lokalet for arrangementet
3	Lydsjekk	Kontroller lyd/lys/bilder og gjennomgå lydsjekk med evt. foredragsholder
4	Bilder	Avklar om det skal tas bilder under arrangementet og hvem som er ansvarlig*
5	Mat	Avklare at serveringen kommer til avtalt tid og at bestillingen stemmer
6	Vertskap	Ta imot og ønske velkommen – Ha min 1 i dedikert vertskap per arrangement. De arrangementansvarlige ønsker velkommen ved inngangen til lokalet og krysser folk av på deltakerlisten.
7	Start / Velkomst	Velkomstslide mens gjestene ankommer lokalet Si ifra om dere benytter dere av sosiale medier og om det blir tatt bilder/opptak under arrangementet. Be deltagere som ikke ønsker dette om å komme bort i en pause så dette blir hensyntatt. Oppfordre til å like deres lokale, og den sentrale, FB-side, for at de skal kunne følge med på kommende arrangementer. Gå gjennom kveldens arrangement og fokuser på det unike i deres arrangement. Nevne kort kommende arrangementer, dersom det er ferdig planlagt.
8	Pause	Om dere har planlagt inn en pause under foredraget/arrangementet – fyll denne med bildeslides fra tidligere arrangementer, infoslides om medlemstilbud i organisasjonen eller ha et still-bilde av Econa logoen på skjerm.
9	Avslutning	Takk foredragsholder med en oppmerksomhet, takk for oppmøtet og minn igjen om kommende arrangementer både lokalt og sentralt ved ønske.
10	Opprydding	Forlat alltid et lokale/møterom i renere stand enn det dere kom til. Sørg for å ha en plan for håndtering av mat/drikke som er til overs, søppel og eget utstyr som er medbrakt. Er det flyttet på møbler/utstyr i lokalet, sett disse tilbake slik det var når dere kom. Ha en avtale med lokalet om vask av lokalet på forhånd.

Etter selve arrangementet

1	FB Innlegg	Legg ut og skriv noen kommentarer om arrangementet på deres lokale FB-side. Husk bilder av foredragsholder og gjerne et «stemningsbilde» fra arrangementet. Avklar på forhånd med foredragsholder om de ønsker å bli tagget og gjør evt det på innlegget for å skape mer trafikk.
2	Budsjett	Gjennomgå faktiske kostnader for arrangementet og oppdater prosjektbudsjettet. Be om regning/faktura fra eventuelle leverandører.
3	Utsendelse av foredragsslides	Materiell som skal sendes ut til deltakerne sendes til arr@econa.no i pdf-versjon. Administrasjonen sender da ut til deltakerne.
4	Hvis finansiert over stimulerings-fondet	Send inn regnskap til arr@econa.no og betal tilbake evt overskytende midler

Digital gjennomføring gjennom Zoom

Dersom møtet også skal gjennomføres digitalt, så opprettes det et Zoom-rom, der lenken legges inn i arrangementsskjemaet.

For hybride møter meldes det inn både Zoom-lenke og møtested.

Dersom det legges inn kun Zoom-lenke så er møtet rent digitalt.

Gå til zoom.com og logg deg inn med brukernavn og passordet deres.

Hvordan opprette et møte i Zoom

Når du er pålogget, trykker du på «my account» oppe i høyre hjørnet.

For å opprette et nytt møte trykker du på «meetings»

Deretter trykker du på «Schedule a Meeting»

Fyll ut alle felter, men husk at:

• Klokken bruker am/pm – AM er fra 24:00 – 12:00 og PM er fra 12:00 til 24:00
• «Waiting Room» på være avhaket
• Husk å trykke «save» når du er ferdig, nederst på siden.

Hvordan starter man et møte som allerede er opprettet i Zoom

Det lønner seg alltid å teste i god tid – gjerne et par dager før slik at du vet at alt fungerer.

Gå til zoom.com og logg deg inn med brukernavn og passord. Gå til siden «Meetings»

Så holder du musepekeren over det møte du skal starte og trykker «Start»:

Så trykker du på «Åpne zoom meetings»

Husk å huke av for “Join with Computer Audio”

Husk at om du trykker på start på «start a meeting» vil møte ikke forsvinne ved at du tester, det forsvinner først når dato og oppsatt tid er over.

De viktigste funksjonene er:

• Mute: Her slår du av lyden på din egen mikrofon, dersom det sitter flere i samme rom bør alle utenom en mute sin mikrofon og høyttaler, hvis ikke vil det bli gjenklang.
• Start Video: Her starter og avslutter du din egen video
• Security: Her kan du for eksempel velge om flere skal få lov til å dele skjermen sin, i tillegg kan du etter møtestart velge å ta bort venterommet, deltakere som har link vil deretter komme rett inn i rommet.
• Participants: Her har du oversikt over alle deltakeren, disse er plassert i venterommet og du velger om du vil slippe inn en eller alle her. Om du skal ha en co-host så henter du den eller de i venterommet, så holder du over navnet deres etter at de har kommet inn, og trykker på make co-host, den eller de personene får nå delt skjermen sin og har alle rettigheter.
• Polls: Her kan du sette opp mentometer knapper, jeg anbefaler at du går inn før du skal starte møte å setter dette opp.
• Chat: Her ser du spørsmål som stilles enten til deg eller til alle i rommet.
• Share Screen: For å dele åpner du opp dokumentet du skal ha, så trykker du her, finner dokumentet og deler.
• Record: Trykk her om du vil ta opptak, velg at du skal lagre på pcen
• Breakout Rooms: Denne funksjonen er nyttig dersom du vil dele rommet opp i mindre grupper, her kan du enten velge random sammensetning eller du kan sette opp rommet på forhånd, om du vil det kan du kontakte Tom.

Noen siste råd på veien

• Teknisk løsning bør testes dagen før sammen med foredragsholder, du kan gå inn å trykke på start webinar på ditt webinar, linken sender du til foredragsholder som kan logge seg inn på avtalt tid for testing. Det som er viktig å teste er funksjoner som lyd, kamera, deling av presentasjon og chat funksjon slik at foredragsholder er komfortabel.
• På selve dagen bør foredragsholder logge seg inn 15-30 minutter før foredraget sånn at alle er sikre på at det tekniske fungerer.
• Webinaret blir best om man tenker design for webinar, med dette tenker vi at arrangør bør ha et manus for hvordan man ønsker velkommen, introduserer foredragsholder på samme måte bør foredragsholder ha et manuskript for sitt foredrag.
• Åpne spørsmål er mer krevende å få svar på, da er det enklere å sette opp pools, dette gjør du enkelt inne på selve Webinaret, gjør dette under testing så er du klar til å aktivere dem under sending.
• Foredragsholder velger om spørsmålene skal komme underveis eller i ettertid, om foredragsholder ønsker spørsmål kan dere avtale noen spørsmål på forhånd, foredragsholder kan da si at det har kommet noen spørsmål inn på privat chat.
• Du kan også se noen nyttige tips her.