Medlemsmøter

En av de mest sentrale oppgavene til et lokalavdelingsstyre, er å planlegge og gjennomføre medlemsmøter i egen region. Dette kan være med både faglig og sosialt innhold, og gjerne en miks av nye og kjente arrangementer.

Tekst: Live Olsen Hølmo

Medlemsmøtene er noen av de mest sentrale medlemstilbudene i Econa, og hvert år arrangerer lokalavdelingene en rekke gode møter som fremmer faglig utvikling og nettverksbygging.

Hvordan få til best mulig arrangementer

Det er ikke lett å tolke hva som treffer, men her kommer noen punkter som vi vet gir suksess

  • Ha en miks av nyheter/aktualitet og gamle kjente arrangementer
  • Definer en klar målgruppe blant medlemmene som møtet skal nå spesielt ut til
  • Jobb med selgende tekster (se egen omtale av dette)
  • Vær tidlig ute – og vær forutsigbar (ikke flytt møtet/avlys eller gjør store endringer)
  • Finn navn og temaer som fenger

Å sørge for nettverksbygging og god ivaretakelse av hvert enkelt medlem

Mange kommer på medlemsmøter uten å kjenne noen. Da er det verdifullt at noen har som rolle å møte disse, og sørge for at de blir introdusert til andre medlemmer/henvist til et bord. Det er avgjørende at de lokale styremedlemmene er bevisst sin rolle under arrangementer, slik at medlemmer og mulige medlemmer føler seg inkludert.

Nettverksbygging skal alltid være en hyggelig bi-effekt av medlemsmøtene. Erfaringsmessig kan det være lurt å gjøre følgende for å få til god utveksling mellom medlemmene:

  • Bruk gruppebord. Det er enklere å diskutere når man sitter i mindre grupper.
  • Ha diskusjonsspørsmål klare. Avhengig om det er et eller flere foredrag så kan det være en fordel å bruke diskusjonsspørsmål før, underveis eller etter foredraget.
  • Det kan være enklere å ha flere nettverkingspauser hvor deltakerne blir aktivisert om vi har korte innledninger istedenfor lengre foredrag.
  • Fordel styremedlemmer og andre som kjenner Econa godt på bordene, og sørg for at disse er bevisst sin rolle som “fadder” og initiativtaker til gode diskusjoner

Det er alltid hyggelig å ha en plan for videre diskusjoner etter medlemsmøtet, for eksempel at de som ønsker det kan være med på en kafe e.l i nærheten.

Fysiske treff, webinarer eller hybrid møter

Å åpne opp for digital deltakelse på medlemsmøter kan være en fin måte å nå ut til flere av medlemmene, særlig i regioner med store geografiske avstander. Samtidig er det ofte svært krevende å gjennomføre digitale eller hybride møter, og nettverkseffekten blir så som så.

På bakgrunn av dette så mener vi lokalavdelingene (bortsett fra Oslo og Akershus) skal prioritere fysiske treff der nettverksbygging ivaretas. Oslo og Akershus streamer sine møter, og dette ivaretar et tilbud for digital deltakelse for alle Econas medlemmer.

Det som kan vurderes dersom det er ønskelig med digitale møter er;

  • Flere oppmøtesteder, der man sammen kan følge et innlegg overført digitalt. Men der man etterpå kan ha diskusjoner i hvert enkelt rom
  • Rene nett-treff for mindre grupper, f.eks ved mer ren kursing eller fagnettverk med gruppediskusjoner. Excel kursene kan være et eksempel på et egnet digitalt tilbud

Gjester tillatt?

Det har vært tradisjon å tillate gjester på medlemsmøtene. Dette har vært gjort som en rekrutteringsarena og for å øke medlemsnytten for det medlemmet som kan ta med en gjest. Men det er fullt tillatt å si at det ikke er åpent for gjester, og dette angis på innmeldingsskjemaet. Dette kan gjøres f.eks der plassene er begrenset eller når det er betydelig stykk-pris kostnad for hver deltaker. Det er også et alternativ å ha differensiert betaling på medlemmer og gjester (se nedenfor).

Betaling

På arrangementer med en spesiell foredragsholder som koster mye eller der det er bevertning/sosialt og store kostnader for lokalavdelingen, så er det mulig å ta betalt for hele/deler av arrangementet. Dette angis i innmeldingsskjemaet for arrangementer, der det er mulig å sette ulik pris på medlemmer/studentmedlemmer og gjester.

Vi anbefaler ulik egenandel for medlemmene og gjester uten medlemskap. Dette for å vise fordelen med medlemskapet og ikke minst å ta hensyn til at det er medlemmenes midler vi driver for. 

Egenandeler betales via Vipps, lokalavdelingene mottar pengene direkte og står også for eventuelle tilbakebetalinger.

HUSK: Dersom dere ikke ønsker å tilbakebetale egenandeler ved avmelding (selvfølgelig ved akutt sykdom mm.) må dere spesifisere dette i arrangementstekstene dere sender inn.

Automatiske påminnelser

Det går ut automatiske påminnelser på epost til deltakerne 2 dager før møtet avholdes.

Deltakerlister

Liste over påmeldte deltagere kan hentes på Min Side. Deltakerlister på avholdte arrangementer ligger tilgjengelig 1 uke etter gjennomført arrangement og fjernes deretter av hensyn til GDPR.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies)

For at du skal få en best mulig brukeropplevelse, bruker vi informasjonskapsler til å hente inn statistikk om hvordan nettstedet brukes. Les mer om informasjonskapsler.