Årsmøtet i lokalavdelingen

Saker til behandling er definert i lokalavdelingens vedtekter. Normalt omfatter dette årsberetning med regnskap for forhenværende år, styrets planer for inneværende år, forslag til budsjett, samt andre saker som har kommet før årsmøtet. Det gjennomføres også valg av styre, valgkomite, revisor og andre verv.

Vedtektene angir hvordan årsmøtet skal kalles inn til og gjennomføres for å være gyldig. Herunder hvor lenge før det skal kalles inn og hvilke saker som skal behandles. Les mer om vedtektene her.

Nyttige maler til innkalling og selve årsmøtepresentasjon finner dere på MinSide på econa.no.

Før årsmøtet 

Det står i vedtektene hvor lenge før årsmøtet innkallingen må sendes ut. Det er tilstrekkelig at årsmøtet publiseres på econa.no under arrangementer for å nå denne fristen. Det normale er at det er 6 ukers frist for å kalle inn, men dette kan variere.

Sittende styre sender inn innkallingen til arr@econa.no i god tid før fristen å få dette publisert på econa.no. Det som skal sendes over er

• invitasjonstekst selve årsmøtet
• årsberetning
• revisorberetning
• regnskap

Administrasjonen vil også sørge for at medlemmene i lokalavdelingen får invitasjon per epost, men dette trenger strengt tatt ikke skje innen fristen angitt i vedtektene. Dette så lenge årsmøtet i seg selv er publisert på econa.no innen tidsfristen.

Hva skjer hvis innkallingen ikke er sendt ut på en gyldig måte

I så fall kan medlemmer i lokalavdelingen med møte/tale/stemmerett fremme innsigelse til at årsmøtet er kalt inn til gyldig, og årsmøtet er ikke beslutningsdyktig. Da vil sittende styre kalle inn til nytt årsmøte.

 Årsmøtet må velge vararepresentanter for leder til representantskapet. Erfaringsmessig velges hele styret som varamedlemmer, slik at man har en fleksibilitet i tilfeller der leder ikke kan delta.

Agenda/saksliste til årsmøtet

Det står normalt i vedtektene til lokalavdelingen hvilke saker som skal være på agendaen. For de lokalavdelinger som har vedtekter som tilsvarer rammevedtektene, så skal årsmøtet ha denne agendaen/sakslisten:

1. Valg av ordstyrer
2. Valg av referent og to til å signere referatet
3. Vedta dagsorden
4. Behandle årsberetning og -regnskap
5. Valg av:
   1. Styreleder
   2. Minimum fire styremedlemmer og eventuelle vararepresentanter
   3. Revisor
   4. Valgkomité
6. Lokalavdelingens handlingsplan for den kommende periode
7. Behandle eventuelle forslag til vedtektsendringer
8. Behandle innkomne forslag til vedtak

Leder velges for ett år og styremedlemmer for to år. Styret skal bestå av minst fem medlemmer, inkludert leder. Valg av styremedlemmer kan fordeles over to årsmøter, slik at halvparten er på valg hvert år.

Maksimal sammenhengende funksjonstid i samme verv skal ikke overskride seks år. Total sammenhengende funksjonstid skal ikke overskrive åtte år.

Innkalling med eventuelle vedlegg og referat fra årsmøte skal sendes Econas administrasjon innen to uker etter . Maler for dette finner dere på MinSide på econa.no.

Gjennomføring av årsmøtet

Econa anbefaler at dette gjøres ved fysisk oppmøte dersom dette er mulig. Hvis digitalt årsmøte eller en kombinasjon av fysisk og digitalt årsmøte må styret selv sikre at årsmøtet lar seg gjennomføre på en god måte, inkludert at avstemminger skjer i henhold til vedtektene og ellers på en god og demokratisk måte. Dette er krevende digitalt, og det er derfor administrasjonen oppfordrer til fysiske årsmøter i «normale tider».

Møte- og stemmerett

Alle medlemmer av lokalforeningen har adgang til årsmøtet og stemmerett. Årsmøtet er beslutningsdyktig når dette er lovlig innkalt, og alle avgjørelser fattes med simpelt flertall der ikke annet er fastsatt.

Dagsorden på årsmøtet

Vedtektene angir hvilke saker som minimum må opp på årsmøtet. Det er rom for å melde inn andre saker til årsmøtet. Her er det ikke satt en eksplisitt frist i vedtektene, men dsaker bør meldes inn i god tid før møtet, slik at saken kan forberedes skikkelig. Et tips er å sende ut et varsel om årsmøte og innmelding av saker i god tid før sakspapirene skal ut (senest 14 dager før årsmøtet). I varselet bør det inngå tid, sted og relevante frister.

Saker på årsmøtet skal fremgå av sakspapirene, som sendes ut senest 14 dager før selve møtet, og det er kun disse sakene som skal behandles.Når en sak er oppe til behandling vil det være anledning til å fremme andre forslag til vedtak i møtet.  

Valg på årsmøtet

På årsmøtet skal det gjennomføres valg på minimum følgende verv:

1. Styreleder
2. Minimum fire styremedlemmer og eventuelle vararepresentanter
3. Revisor
4. Valgkomité

De fleste lokalavdelinger har i sine vedtekter at det ikke er anledning til å gi sin stemme videre gjennom fullmakt, men dette må sjekkes i selve vedtektene. De fleste lokalavdelinger har også i vedtektene at det skal være skriftlig valg ved flere kandidater.

Andre avstemminger

Det er ofte avstemming på andre saker enn verv på årsmøtet. Disse kan normalt (sjekk vedtektene) foregå ved håndsopprekning hvis ikke minst ett medlem krever skriftlig avstemning.

Etter årsmøtet 

Etter årsmøtet signeres referatet av de som er valgt til å signere. Deretter scannes referatet inn og sendes sammen med en wordfil til lokalavdelingsansvarlig i Administrasjonen for arkivering. Innkalling og sakspapirer må også ligge ved. Her er de tilgjengelig og kan sendes over på forespørsel.

Frist for innsending: 14 dager etter avholdt årsmøte.

Dersom det er gjort endringer i vedtektene, så skal disse også sendes inn sammen med signert referat. Dette fordi vedtektsendringer skal godkjennes av Econas hovedstyre før disse kan bli virksomme. Mer om vedtekter kan leses her.

Endring av leder – tilgang til Altinn

Ved lederskifte har avgående leder ansvaret for å gi tilgang til Altinn til ny leder. Ny leder gir melding til Brønnøysundregistrene om eventuelle endringer i styret. Endringer skjer på Altinn.

Ekstraordinært årsmøte

Det kan kalles inn til ekstraordinært årsmøte, dersom det kommer opp saker som krever dette.

Rammevedtektene angir at «Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte hvis 2/3 av styret eller halvparten av medlemmene forlanger dette. Frist for innkalling til ekstraordinært årsmøte er en uke, og det skal i innkallingen tydelig angis hvorfor møtet avholdes, hvilke saker som skal behandles og bakgrunnen for disse».