Velkommen om bord!

Før sommeren leverte Eskil de Flon Arntsen masteroppgaven sin ved Norges Handelshøyskole (NHH). I august erstatter han studenttilværelse med yrkesliv og Deloitte i Bergen, hvor han skal jobbe med revisjon.

Kontrakten signerte han for et år siden. Da startet innfasingen – eller onboardingen eller preboardingen, som perioden mellom ansettelse og første arbeidsdag gjerne kalles.

– Vi er rundt ti nyansatte som begynner samtidig, og vi har hatt en del samlinger allerede. Det er veldig hyggelig, det hjelper med det sosiale.

Han har fått tildelt en fadder som kan bistå med spørsmål han måtte ha, og føler seg godt ivaretatt allerede før han har begynt i jobben. Når han setter seg ved kontorpulten i høst, har han en forventning om å få nok innføring i oppgavene sine til at han kan bli trygg i rollen som både arbeidstaker og kollega.

– Min siviløkonomgrad kan skille seg mye fra en annens siviløkonomgrad i form av hvilke fag vi har valgt, og dermed hva vi har lært. Dette gjør at vi nyutdannede som begynner i Deloitte, kan ha forskjellig utgangspunkt når vi skal begynne å jobbe med revisjon. Det er viktig at arbeidsgiveren legger opp til en grundig opplæring som favner alle nyansatte, slik at vi alle lærer hva det vil si å jobbe med revisjon, og hva som skal gjøres. Så blir mitt ansvar å stille opp med engasjement og positiv energi. Jeg er ferdig med å studere, men jeg er ikke ferdig med å lære!

Forventninger begge veier

I løpet av studietiden har Arntsen vært aktiv i Econa. Det samme har Nora Backer, som nylig leverte sin mastergradsavhandling i innovasjonsledelse ved Kristiania. Før jul i fjor ble hun tatt opp i Tines graduate-program, i innkjøpsavdelingen ved hovedkontoret, med oppstart i september.

– Vi har allerede hatt et Teams-møte, og vi skal snart ha et nytt sammen med lederen og den andre nyutdannede som starter i samme stilling som meg. Så skal vi på en samling i august, før vi starter 1. september. Graduate er et tolvmåneders program før man begynner å jobbe i innkjøpsavdelingen, så du kan egentlig se på de tolv månedene som en onboarding og grundig introduksjon til Tine.

Å bli sett og involvert før selve jobbstarten er viktig, synes Backer. Det setter i gang tankeprosesser og gjør at man stiller sterkere og bedre forberedt første dag på jobb. Når onboardingen starter, forventer hun å få god opplæring og oversikt over selskapet, slik at hun får forståelse for helheten hun skal bli en del av.

– Jeg forventer også å få muligheten til å møte kontaktpersoner og avdelinger utenfor den man selv jobber i, for å senke terskelen for å ta kontakt med andre avdelinger man mest sannsynlig kommer til å ha med å gjøre. Kanskje kan man også møte kollegaer utenfor jobb en dag i oppstarten, så man blir bedre kjent.

Ansvaret hennes som nyansatt blir å være nysgjerrig, godt forberedt, klar for å lære og utstyrt med spørsmål.

– Jeg tror stillingen går ut på å se ting med nye øyne, så det å kunne stille spørsmål, særlig i starten, tror jeg blir viktig.

Nyutdannede er en viktig ressurs

Erik Valen er administrerende direktør i Norne Securities, det har han vært de siste åtte årene. Det Bergen-baserte verdipapirforetaket teller rundt 50 ansatte og legger vekt på gode rekrutterings- og onboardingprosesser for å sikre at de holder på arbeidskraften. Det gjelder også de nyutdannede.

Jeg har samtaler med alle når de begynner her. Det skal være enkelt å ta ting opp med meg. – Erik Valen, administrerende direktør i Norne Securities.

– Vi har faktisk to interns på kontoret i dag, to masterstudenter. Flinke nyutdannede har alltid vært viktige for oss. Men jeg må innrømme at etter hvert som jeg blir eldre, så ser jeg hvor utrolig viktig det er å velge de rette. Det er ikke grenser for hvor bra de kan bli, hvis de blir tatt godt imot og brukt riktig. Hvis de ikke blir tatt godt vare på i de første årene, så er det en vanvittig verdiforspillelse. Å ta om bord to flinke studenter fra NHH eller BI, lære dem opp og se at de stikker igjen etter to år, er en alternativkost som er ganske høy. Samtidig må vi akseptere at gode ansatte velger andre steder. Da er det min ambisjon at alt det de har opplevd hos oss, skal gjøre dem til gode ambassadører videre i karrieren.

En oppsigelse er kostbart for en bedrift på flere måter. I 2023 måtte amerikanske selskaper betale rundt en milliard dollar for å erstatte de 27 prosentene som sluttet i jobben sin samme år, ifølge Society for Human Resource Management.

– Når vi finner de riktige kandidatene, er det viktig at vi ser dem og gir dem trygghet til å utvikle seg. De skal oppleve at vi er forberedt på at de kommer, og at de får begynne på relevante arbeidsoppgaver med én gang. Vi har ingen formell mentorordning, men de hos oss med noen års erfaring får et spesielt ansvar for de helt ferske. Så har jeg samtaler med alle når de begynner her. Det skal være enkelt å ta ting opp med meg.

Han råder unge som skal ut i sin første jobb, til å være nysgjerrige og oppvakte og, med utgangspunkt i egen bransje, ha interesse for folkene rundt seg, være nysgjerrig på nyhetsbildet, løfte blikket og være klar for å sette fagverktøyene inn i en kontekst.

– Vær på. Ha selvtillit på at du er smart nok til å stille alle de dumme spørsmålene. Hvis det er noe du ikke har skjønt, er det andre som ikke har skjønt det heller.

Læring og tilpasning

Frode Hübertz Haaland er førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold. Han har forsket, undervist og skrevet om organisasjon og ledelse i 30 år, og i 2019 ga han ut boken Å knytte bånd: Rekruttering, utvelgelse og innfasing av nyansatte. Han er ekspert på innfasing,også kjent som onboarding, og begynner med det første først: terminologien.

– Onboarding er et tulleord, en anglisisme. Innfasing er et mye bedre begrep. Det finnes et spor for arbeidsgiver og kollegaer, og på et tidspunkt skal du fases inn på samme sporet som de andre. Forskningen skriver seg tilbake fra – og nå må du holde deg fast – brainwashing, hjernevasking av amerikanske krigsfanger under Koreakrigen som skulle bli reprogrammert til å bli kommunister. Det er på mange måter et godt bilde på hva innfasing handler om. Du kommer fra et sted, tenker på en bestemt måte, så skal du tilpasse deg noe eksisterende. Det er en mental omskolering. Vi kaller det sosialisering.

Han forteller at nyansettelser ofte blir sett på som en enveisprosess; det er en forventning om at nyansatte skal tilpasse seg arbeidsgiveren.

Hvis arbeidsgiver ikke vil bruke tid og ressurser på å gjøre deg effektiv, så er de verken opptatt av ditt eller organisasjonens beste. – Frode Hübertz Haaland, førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold.

– Men sånn er det jo ikke. Du skal bli lik, men du skal også beholde din individualitet. Du er rekruttert fordi du har en master i digital ledelse eller internasjonal finans, ditt bidrag er å sette ditt personlige preg på organisasjonen. Du skal personalisere. Innfasing er ikke en prosedyre, det er en samarbeidsprosess som går over tid. Det handler om læring og tilpasning, med en god balanse mellom sosialisering og personalisering, sier Haaland.

Han oppsummerer en god innfasing i fire læringspunkter, hvor punkt nummer én er å lære å gjøre jobben din.

– Nummer to er å lære menneskene å kjenne. Hvem er kollegaene dine, hva er de gode og dårlig til, hvem liker du å jobbe sammen med? Det tredje punktet er å lære organisasjonens systemer og kultur å kjenne. I en stor virksomhet kan det være ganske komplekst. Det fjerde er å lære deg selv å kjenne i din nye rolle. Det handler om å føle deg trygg i rollen, vite hva du er god og dårlig til, når du har behov for å be om hjelp, og når du har behov for å stå på ditt.

En innfasing er et samspill mellom tre aktører, forteller Haaland: arbeidsgiveren representert ved HR-avdeling og nærmeste leder, kollegaer og deg selv.

– Hvis arbeidsgiveren ikke følger opp de fire læringspunktene jeg nettopp nevnte, så må noen andre gjøre det. Hvis ikke kollegaene dine gjør det, så er det bare deg igjen.

Følg med på varsellampene

Gjennom fire år har HR Norge gjennomført undersøkelser i forkant av sin årlige onboardingkonferanse for å få et innblikk i praksiser for onboarding i offentlig og privat sektor. Undersøkelsen fra 2024 viser at bruken av programmer tilpasset rolle og funksjon synker, og at oppmerksomheten om særlig tidliginnfasing og lederinnfasing er «skuffende lav». Resultatene viser også at vekt på regler og rutiner er en vedvarende trend, mens det er få virksomheter som er opptatt av mestringsfølelse og gir hjelp til å bygge nettverk og kultur.

– HR er gode på sjekklister og formalia, men dårlige på tingene som virkelig virker – som å gi deg en aktør som tar deg under vingen og sørger for at du lærer det du skal, sier Haaland.

Hvis du selv spør om å få en fadder eller mentor og arbeidsgiveren din velger å ikke imøtekomme dette, bør varsellampene lyse.

– Innfasing handler om at folk blir så effektive som mulig så raskt som mulig, og at du trives med ditt valg. Hvis arbeidsgivere ikke er opptatt av det, hva er de da opptatt av? Sier arbeidsgiveren din at her bruker vi ikke faddere, mentorer eller veiledere, for vi forutsetter at du er så god allerede – ja, da må du finne deg en annen jobb. Hvis arbeidsgiveren din ikke vil bruke tid og ressurser på å gjøre deg effektiv, er de verken opptatt av ditt eller organisasjonens beste.

Oppfølgingen du får i en onboarding, er avhengig av hvor stor forskjellen er på erfaringen du har, og stillingen du skal inn i.

– Unge nyutdannede som kommer inn i sin første jobb, er vanligvis bedre utdannet enn sine eldre kollegaer. Det gir selvtillit. Noe av den selvtilliten er helt korrekt, men unge er også naive. De har ennå ikke sett hva de kan og ikke kan. Som nyutdannet nyansatt har du mye å lære. Du må oversette den generelle kunnskapen du har fått i utdanningen, til et praktisk yrke. 

Hvilke typer onboardingprogrammer gjennomføres i norske bedrifter?

Et tilpasset program basert på individuelle behov

• 2019: 20 %
• 2021: 16 %
• 2023: 20 %

Et tilpasset program basert på rolle/funksjon

• 2019: 65 %
• 2021: 55 %
• 2023: 24 %

Et tilpasset program for ledere

• 2023: 26 %

Et standardprogram for alle nyansatte

• 2019: 57 %
• 2021: 52 %
• 2023: 80 %

Et eget program for tidlig innfasing

• 2023: 34 %

Dataene baserer seg på et tverrsnitt av små og store selskaper innenfor offentlig og privat sektor, innhentet i forbindelse med HR Norges onboardingkonferanser.

Kilde: HR Norges onboardingundersøkelse 2024

Innfasing av nyansatte

Målet er

• å sosialisere nyansatte inn i organisasjonen og bidra til at de lærer, tilpasser seg og presterer i sin nye jobb
• å bidra til jobbtilfredshet og hjelpe de nyansatte med å sette seg inn i  arbeid, rolle og arbeidsplass
• å finne ut på hvilke punkter man ikke er forent, bidra til å avklare disse punktene og eventuelt avslutte arbeidsforholdet raskt og effektivt

Kilde: Å knytte bånd: Rekruttering, utvelgelse og innfasing av nyansatte av Frode Hübertz Haaland (Gyldendal, 2019)

Oppdag mer spennende lesestoff i Magma 3/2024!