Gjør bruddet best mulig

Hva er det vi husker når vi har jobbet et sted? De største seirene våre og hvordan vi sluttet, sier Sven Kinden Iversen.

Han er fagansvarlig i HR Norge, landets største HR- og ledelsesfaglige nettverk.

– Jeg sluttet selv i en virksomhet for veldig mange år siden hvor kulturen var at når du gikk ut døra, så var du ute. De som sluttet, tok man ikke tilbake. Hvis du opplever å bli sett på som en sviker av arbeidsgiver fordi du ønsker andre karrieremuligheter, vil du nok ikke snakke pent om det selskapet i etterkant, sier Iversen.

– Med dagens store press på å sikre seg viktig kompetanse tror jeg ikke virksomheter har råd til å bli uvenner med tidligere ansatte.

Iversen rådgir innen alt fra HR-trender og organisasjonskultur til rekruttering og endringsledelse.
Han har også utarbeidet HR Norges onboarding-undersøkelse 2024, som tar pulsen på prosedyrer for innfasing av nyansatte i offentlig og privat sektor i Norge. Mens 80 prosent oppgir at de har et standardisert innfasingsprogram for alle nyansatte, tyder tendensen på at utfasing ikke er like høyt oppe på agendaen. HR Norges egne undersøkelser viser at få virksomheter er særlig opptatt av sluttårsaker – dette til tross for at 30–40 prosent av alle nyansettelser gjøres for å erstatte noen som selv velger å forlate jobben.

Hvis du opplever å bli sett på som en sviker av arbeidsgiver fordi du ønsker andre karrieremuligheter, vil du nok ikke snakke pent om det selskapet i etterkant. – Svein Kinden Iversen, fagansvarlig i HR Norge.

– I noen virksomheter prøver man å kjøpe tilbake personen som ønsker å slutte, ved å tilby høyere lønn. Det i seg selv er et veldig dårlig tegn. Hvis arbeidsgiver er villig til å gi deg 100 000 kroner ekstra for at du skal bli i samme stilling, har du vært underbetalt i ganske mange år, sier Iversen.

– Virksomhetene forteller oss at en av deres største utfordringer er å ha tilgjengelig kompetanse i rett antall til enhver tid. Derfor ønsker de også å utvikle og holde på folkene sine. Samtidig vet vi at når vi ansetter noen, så har vi dem på lån.

Husk mennesket bak nøkkelkortet

Offboarding – eller utfasing – er prosessen som trer i kraft idet det blir klart at en medarbeider skal slutte i jobben, og frem til vedkommendes siste dag på arbeidsplassen. Iversen tror den generelle tendensen er å tenke veldig praktisk rundt utfasingen, med innhenting av nøkkelkort og utstyr, signering av taushetskontrakter og andre formaliteter.

– Det er viktig å sikre virksomheten, men av og til kan den juridiske avslutningen bli litt overdrevet. Det er viktig å se personen, anerkjenne arbeidet vedkommende har lagt ned i rollen over flere år, og behandle vedkommende på en god og positiv måte.

Iversen trekker frem sluttsamtaler som en viktig del av utfasingen. Langt fra alle har rutiner på dette, forteller han, men en virksomhet har mye å tjene på å gjennomføre et sluttintervju – så lenge man har en plan for hva man ønsker å bruke tilbakemeldingene til.

– Det har lite for seg å innhente informasjon om hvorfor noen slutter, hvis man ikke gjør noe med det. Man må kunne ta en trend over tid og si, nå er det flere som påpeker disse forholdene. I stedet for at HR sitter på denne informasjonen, må den løftes opp og deles med ledelsen, slik at man kan ta tak i det.

Mange gjennomfører et sluttintervju før vedkommende har forlatt bygget. Hypotesen er at en person på vei ut vil være mer åpen og ærlig i sin tilbakemelding, hen har ingenting å tape. Men, påpeker Iversen, selv om personen har sagt opp, vil de færreste gi tilbakemeldinger som kan påvirke potensielle referanser negativt.

I noen virksomheter prøver man å kjøpe tilbake personen som ønsker å slutte, ved å tilby høyere lønn. Det i seg selv er et veldig dårlig tegn. – Svein Kinden Iversen, fagansvarlig i HR Norge.

– Undersøkelser gjort internasjonalt viser at hvis du spør folk om hvorfor de slutter, før de har forlatt huset, så har de én grunn. Men hvis du venter en måned eller to etter at de har sluttet og kommet inn i ny jobb, så er de mer reflekterte, ærlige og konstruktive om hva som var de egentlige årsakene til at de sluttet. I en del tilfeller kan det derfor være nyttig å ta to sluttsamtaler: én før den ansatte har forlatt huset, den andre etter noe tid.

Vær åpen om utfasingen

Gode rutiner for utfasing er ikke avhengig av størrelsen på selskapet eller HR-avdelingen, ifølge Iversen. Det viktigste er at man som ansatt vet hva utfasingen innebærer, allerede idet man starter i jobben, slik at man vet hvilke muligheter man har.

Hos EY er prosessen for utfasing tydelig fra dag én.

– På våre interne nettsider er det en egen knapp som heter «Leaving EY?». Her finner du all informasjon du trenger, enten du selv skal slutte eller er leder for en medarbeider som skal det, sier Line Finstad, HR-direktør i EY.

– Vi ansetter flinke folk fordi vi tror at de har mulighet for å utvikle seg hos oss så lenge de ønsker. Men vi vet hvordan arbeidsmarkedet er, flinke folk får også tilbud andre steder. Noen jobber seg opp i systemet hos oss, mens andre går ut og gjør karriere et annet sted. Noen blir hos oss et stykke på veien, drar ut for å gjøre noe annet, og kommer tilbake igjen.

Idet en medarbeider ønsker å slutte i EY, trår en elektronisk utfasingsprosess i kraft – en automatisert prosess der det sendes ut påminnelser om formaliteter for å gjøre det enkelt å holde oversikt for den som skal slutte. Alle får også tilbud om sluttintervju i form av samtaler én til én. For å sikre mest mulig åpne og ærlige svar utføres og oppsummeres disse møtene av en HR-representant, ikke nærmeste leder.

Globalt i EY-systemet sendes det også ut en såkalt exit-survey når oppsigelsestiden er over.

– I en sluttsamtale er vi ofte interessert i om det er noen mønstre vi må ta tak i, hvordan tendensene harmonerer med våre prioriteringer på HR, og om det er tiltak vi må gjøre, sier Finstad.

– Vi er interessert i å finne ut hvorfor folk velger å bli hos oss, og hvorfor de velger å slutte. Flinke folk vil komme og gå, det er en naturlig del av et moderne arbeidsliv. Men vi som jobber innen HR og ledelse, må sørge for at medarbeiderne som er hos oss, har en best mulig opplevelse. Da må vi ha innsikt for å kunne rette opp eller justere eller gjøre tiltak. Offboardingen er en god kilde til dette.

Alumner som rekrutteringskanal

EY har over 1 million alumner verden rundt. Nettverket er organisert globalt, geografisk, i fagområder og seksjoner. Alumn-ordningen er en aktiv rekrutteringskanal for selskapet, forklarer Finstad.

– Vi vil ha folk tilbake, og det får vi gjennom å pleie relasjonene som går ut. Det er viktig å ha en god dialog, du vet ikke hvor menneskene som slutter, blir sittende senere. De kan bli kunder, oppdragsgivere eller kollegaer igjen. Det i seg selv er en god grunn til å få gå ut av selskapet med en god følelse.

Vi vil ha folk tilbake, og det får vi gjennom å pleie relasjonene som går ut. – Line Finstad, HR-direktør i EY.

Hun er selv et eksempel på en re-rekruttering. Etter ferdig studert master i HR begynte hun i det som den gangen het Ernst & Young, før hun forlot selskapet for å jobbe med rekruttering i Capus. Hun fikk både sluttsamtale, en hyggelig avslutning og lykkeønskninger før hun leverte fra seg nøkkelkortet til fordel for nye utfordringer.

– Jeg var ute i åtte år, men holdt hele tiden kontakten med tidligere kollegaer. Da jeg bestemte meg for å prøve noe nytt igjen, ringte jeg mitt eget nettverk og sparret med min første leder i Ernst & Young, selv om ikke han var i EY lenger da. Flere interesser sammenfalt samtidig, og nå har jeg vært her i ti år. Jeg ville tilbake på grunn av merkevaren og verdiene som selskapet sto for, det var viktig for meg å jobbe for et selskap som satte people-agendaen først.

Vi er tilbake hos Iversen i HR Norge.

– På generelt grunnlag, vil du si at norske virksomheter har en del å gå på når det kommer til utfasing?

– Jeg har ikke sett undersøkelser som viser til tall og tendenser for utfasing, men som et skudd i luften – ja, det vil jeg si. En ansatt bør kunne vite at når man sier opp jobben sin, så blir man behandlet med respekt, og at virksomheten sørger for at arbeidsoppgavene dine ikke faller mellom to stoler. Og ikke minst at du har mulighet til å komme tilbake. Selskaper som har synlige eksempler på folk som har vært ute i tre–fire år og kommet tilbake i en ny rolle, sender ut et signal til sine ansatte om at man kan være mer verdt for selskapet når man kommer tilbake, sier Iversen.

En ansatt bør kunne vite at når man sier opp jobben sin, så blir man behandlet med respekt, og at virksomheten sørger for at arbeidsoppgavene dine ikke faller mellom to stoler. – Line Finstad, HR-direktør i EY.

– Er det en løpende god dialog mellom en leder og en ansatt om arbeidsoppgaver, innholdet i arbeidsoppgavene og eventuelle ønsker fra medarbeideren om større oppgaver, så vil man kunne se en del potensielle signaler før en oppsigelse kommer. Noen ganger er det arbeidsgiver som initierer avslutningen av et arbeidsforhold, men også det skal gjøres på en respektfull måte. Langsiktig så har enhver virksomhet mye å hente, og mye å tjene, på å ha en ryddig og god utfasingsprosess som ivaretar den som slutter. 

Verdien av en god utfasing

Medarbeidere som slutter, kan:

1. Gi innsikt som HR kan bruke
   Slik kan selskapet forbedre fremtidige prosesser og håndtere bekymringer av samme art som andre medarbeidere kan ha.
2. Bidra til å drive rekruttering
   46 prosent av medarbeidere rekruttert via henvisninger blir værende i minst ett år etter rekrutteringen, mot 33 prosent for tradisjonelle ansettelser.
3. Dele kunnskap
   Uten en formell offboarding-prosess forsvinner mye av medarbeidernes kunnskap med dem når de slutter.
4. Være merkevareambassadører
   En positiv opplevelse av oppsigelsen kan styrke virksomhetens omdømme som en god arbeidsgiver som respekterer og verdsetter sine medarbeidere.

Kilde: Definisjonen av offboarding: Hvorfor det gjør en forskjell (2022), Talentech

Syv tips FOR en bedre offboarding

1. Unngå misforståelser. Når noen sier opp, lager dere en skriftlig bekreftelse på mottatt oppsigelse og dato for siste arbeidsdag.
2. Avtal informasjonsflyt. Ha en samtale om når og hvordan organisasjonen, kunder og samarbeidspartnere skal informeres.
3. Avklar oppgaver. Avtal hva vedkommende skal jobbe med i oppsigelsestiden. Er det behov for å endre på arbeidsoppgaver? Er det kunnskap som bør dokumenteres for å bevares i organisasjonen?
4. Skal den ansatte erstattes? Start rekrutteringsprosessen med én gang for å sikre overlapping mellom den som slutter og den som starter.
5. Finn gode løsninger sammen. Alle har arbeidsrett og arbeidsplikt i oppsigelsestiden, men en ansatt som er lite motivert og har ferie til gode, kan kanskje få gå før tiden.
6. Husk det praktiske. Lag en god huskeliste over hva som skal leveres inn. Skriv attest og gjør den klar til siste arbeidsdag.
7. Gode ritualer. Gjennomfør et sluttintervju. Planlegg en hyggelig ramme for avslutningen hvis vedkommende ønsker det. Det er viktig for både kollegaer og den som slutter, å kunne si ha det på en god måte.

Kilde: HR-podden, episode 4: Short & Sweet: 7 aktuelle tips til en bedre offboarding-prosess

Oppdag mer spennende lesestoff i Magma 4/2024!