Åpenhetslovens krav til styremedlemmer (R)

Sammendrag

Aktsomhet er et sentralt begrep i åpenhetsloven. Lovens overordnede formål er å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Åpenhetsloven krever at norske virksomheter gjennomfører aktsomhetsvurderinger. Dette involverer kartlegging, forebygging og oppfølging av negative virkninger av virksomhetens aktiviteter på mennesker og samfunn. For at formålet med aktsomhetsvurderingene skal oppnås, må de ha tydelig forankring i styret og toppledelsen. Slik forankring vil også senke risikoen for styremedlemmers personlige ansvar. Forfatteren gjennomgår åpenhetslovens krav, styrets plikter, mulige sanksjoner og erstatningsregler. 

1. Åpenhetslovens krav

Åpenhetsloven § 4 krever at store selskaper skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å redusere risiko for at virksomheten påvirker grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold negativt. Aktsomhetsvurderinger er en prosess som tar sikte på å kartlegge, forebygge, gjøre rede for og følge opp hvordan en virksomhet håndterer faktiske og potensielt negative konsekvenser av sin virksomhet. Metoden består av seks trinn, som skal inngå i en vedvarende prosess:

Metoden kalles på engelsk for human rights due diligence. Til forskjell fra alminnelig selskapsgjennomgang (due diligence) er det ikke risikoen for virksomheten selv, men risikoen for skade på andre som er i sentrum for aktsomhetsvurderingene etter åpenhetsloven. Dette kan være både arbeidere i egen virksomhet og i leverandørkjeden, eller lokalsamfunn som påvirkes av virksomhetens aktiviteter. Hvilke krav som stilles til virksomhetene, avgjøres på bakgrunn av grunnprinsippene forholdsmessighet og risikobasert tilnærming. Det betyr at virksomhetene selv må gjøre en konkret vurdering av sine egne risikoer og prioritere områder hvor risikoen for negativ påvirkning er størst. Aktsomhetsvurderinger krever dermed grundig kjennskap til virksomhetens forretningsområder og leverandører. Hvordan denne prosessen gjennomføres, er opp til den enkelte virksomhet selv, så lenge lovens krav er oppfylt. Et viktig poeng er imidlertid at loven er ment å skulle bidra til reell forbedring av forholdene for sårbare mennesker og samfunn. Fokuset skal derfor ikke være på regeletterlevelse (compliance) og økt papirarbeid, men reelle risikovurderinger. Åpenhetsloven bør for eksempel ikke bidra til fravalg av mindre leverandører som kan slite med å oppfylle omfattende rapporteringskrav, dersom de ellers vil være et godt valg.

I tillegg til krav om aktsomhetsvurderinger inneholder åpenhetsloven informasjonskrav og plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderingene. Informasjonskravet innebærer at virksomheten har plikt til å gi enhver informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielt negative konsekvenser som er vurdert i aktsomhetsvurderingene, med mindre noen av de lovfestede unntaksreglene kommer til anvendelse. Informasjonskravet skal som hovedregel besvares innen tre uker etter at virksomheten har mottatt skriftlig henvendelse med krav på informasjon. Virksomheter som omfattes av åpenhetsloven, bør derfor ha et system som sikrer at informasjonskrav etter åpenhetsloven blir besvart, uavhengig av enkelte ansattes fravær. Ofte kan det være hensiktsmessig med en egen åpenhetskonto, hvor henvendelser besvares automatisk med en foreløpig melding hvor det henvises til virksomhetens redegjørelse. En slik automatisk melding vil ikke avbryte fristen, men vil gi god informasjon i de fleste tilfeller.

Åpenhetsloven stiller også krav om redegjørelse av aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal inneholde en rekke opplysninger om virksomheten selv, i tillegg til virksomhetens aktsomhetsvurderinger. Fristen for redegjørelse er 30. juni hvert år, hvor første rapporteringsplikt inntrådte i 2023.

2. Styrets plikter etter åpenhetsloven

Pliktsubjektet etter åpenhetsloven er virksomheten. Loven inneholder ikke spesifikke krav til styret ut over plikten til å signere redegjørelsen. Slike plikter har vært foreslått fra EUs side, men forslaget om særlige krav til styrets bærekraftsarbeid synes nå å være forkastet. Styrets plikter etter åpenhetsloven må imidlertid ses i sammenheng med styrets alminnelige plikter. Styrets generelle forvaltningsplikt er regulert i aksjeloven § 6-12. Bestemmelsen fastsetter at styret har det overordnede ansvaret for å forvalte selskapet. I tillegg har styret en tilsynsplikt etter aksjeloven § 6-13. Denne forvaltnings- og tilsynsplikten innebærer at det er styret som har det øverste ansvaret for at virksomheten drives i samsvar med relevant lovgivning. Dette inkluderer også åpenhetslovens krav og fremtidige EU-krav på ESG-området.

Informasjonskravet innebærer at virksomheten har plikt til å gi enhver informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielt negative konsekvenser som er vurdert i aktsomhetsvurderingene.

Flere av pliktene i åpenhetsloven krever styrets oppmerksomhet og flytter dermed diskusjoner om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold inn i styrerommet på en ny måte. Dette er et utviklingstrekk som kommer med full styrke etter hvert som EUs omfattende regelverk for bærekraft trer i kraft, og vil medføre betydelige endringer for en rekke styrer i årene som kommer. Det er særlig fire av åpenhetslovens krav som det er viktig at styret involveres i:

For det første skal ansvarlighet forankres i virksomhetens retningslinjer og styringssystemer. Åpenhetslovens forarbeider viser til at dette innebærer et krav om forankring på høyeste ledelsesnivå, som i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper vil si selskapets styre. Selv om virksomhetens ansatte selvsagt kan og normalt bør utarbeide retningslinjene og styringssystemene, forutsettes det at styret tar en aktiv rolle. Tonen fra toppen er avgjørende for hvorvidt virksomhetens strategiarbeid lykkes, eller om strategiarbeidet resulterer i business as usual. Retningslinjene må implementeres på en hensiktsmessig måte som sikrer at respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold blir en del av hele forretningsmodellen fra a til å. Toppledelsens holdninger til aktsomhetsvurderingene vil ofte være avgjørende for resultatet. For at virksomheten skal lykkes med arbeidet med aktsomhetsvurderinger, er det ikke tilstrekkelig at styret formelt vedtar virksomhetens retningslinjer.

For å lykkes med aktsomhetsvurderingene må styret ha et bevisst forhold til hvordan grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold integreres i virksomhetens strategier og forretningsmodell. Mangler virksomheten kompetanse i styret, ledelsen eller forretningsdriften, må styret sørge for et kompetanseløft.

Næringslivsundersøkelsen til OECD for 2023 viste at styret i norske virksomheter er mer involvert i virksomhetens arbeid med ansvarlig næringsliv og bærekraft enn tidligere, med en økning fra 67 prosent i 2019 til 77 prosent i 2023. Særlig de største virksomhetene skårer bedre i dag enn i 2019. Likevel viser undersøkelsen at bare 19 prosent av bedriftslederne som inngikk i undersøkelsen, kjente åpenhetsloven godt. Fremdeles er det derfor utvilsomt et generelt behov for et kunnskapsløft om åpenhetslovens krav i mange norske styrer.

For det andre bør styret være aktivt involvert i virksomhetens arbeid med løpende aktsomhetsvurderinger. Dersom det oppdages at virksomheten er involvert i faktisk eller potensiell negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, er det styret som har det øverste ansvar for at tiltakene som iverksettes, er tilstrekkelige. Hvis det er påkrevd, er det også styret som har det øverste ansvar for gjenoppretting og erstatning.

For det tredje bør styret sørge for at virksomheten har tilstrekkelige rutiner for å sikre at informasjonskrav blir håndtert på en hensiktsmessig måte. Brudd på informasjonskrav kan i verste fall føre til sanksjoner fra Forbrukertilsynet og vil også kunne gi negative omdømmekonsekvenser. Normalt vil den konkrete behandlingen av informasjonskrav ikke kreve videre oppfølging fra styrets side, med mindre de må anses som et varsel om et alvorlig forhold.

Gode aktsomhetsvurderinger vil kunne være avgjørende for å forebygge at slike krav fremmes, og det beste forsvar om de skulle fremmes likevel.

For det fjerde må styret signere på virksomhetens redegjørelse. Lovkravet er et rent formaliakrav. Åpenhetsloven forutsetter imidlertid at styret har en mer aktiv rolle i aktsomhetsvurderingene enn en rent formell signatur på redegjørelsen. Ved å signere på redegjørelsen forventes det at styremedlemmene kan stå inne for redegjørelsens innhold når det gjelder både virksomhetens organisering, kunnskap om risikoer og gjennomførte eller planlagte tiltak. Det er naturlig å anta at styremedlemmer som formelt signerer uten tilstrekkelig kunnskap, løper en større risiko sammenlignet med styremedlemmer som reelt og aktivt har deltatt i virksomhetens aktsomhetsvurderinger.

3. Sanksjoner fra Forbrukertilsynet

Manglende overholdelse av åpenhetslovens krav kan sanksjoneres av Forbrukertilsynet. Selv om sanksjonene i første omgang vil være rettet mot virksomheten selv, kan de også rette seg mot «medvirkere», jf. åpenhetsloven § 11. Medvirkere vil typisk kunne være virksomhetens styremedlemmer. Forbrukertilsynet har signalisert at de vil fokusere på veiledning i lovens første år, og vil nok også i de neste årene være forsiktig med å anvende sanksjonsmenyen. Likevel er det vedtatt at overtredelsesgebyrene skal kunne ilegges med opptil 4 prosent av virksomhetens omsetning eller 25 MNOK. I tillegg til risiko for personlig ansvar som medvirker etter åpenhetsloven, kan styremedlemmer som forsømmer sitt ansvar, også risikere erstatningskrav fra selskapet dersom selskapet ilegges overtredelsesgebyr, så lenge de øvrige vilkårene for erstatning er oppfylt.

4. Erstatning

Åpenhetsloven inneholder ikke hjemmel for erstatningskrav, verken mot virksomheten eller mot styremedlemmene personlig. Manglende gjennomføring av lovpålagte aktsomhetsvurderinger som kunne ha avverget en skade, vil likevel kunne få betydning for vurderingen av hvorvidt det foreligger uaktsomhet. Grunnkravene for å ilegge erstatningsansvar er at det foreligger et økonomisk tap og et ansvarsgrunnlag, og at det er årsakssammenheng mellom det økonomiske tapet og den ansvarsbetingende handlingen eller unnlatelsen. I tillegg oppstilles det et krav om adekvans, som innebærer at en skadevolder ikke kan holdes erstatningsansvarlig for skader som er så fjerne og upåregnelige at det ikke er naturlig å knytte ansvar til dem.

Aksjelovens erstatningsregler hjemler erstatningskrav mot styremedlemmer, både fra selskapet, aksjeeiere og andre, og omfatter også et medvirkeransvar. Et grunnvilkår for erstatning er at styremedlemmet har opptrådt uaktsomt. Det er derfor ikke utenkelig at styremedlemmer i virksomheter med høy risiko for å påvirke menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold negativt kan bli møtt med erstatningskrav. Slike krav kan skyldes omdømmetap som følge av manglende aktsomhetsvurderinger eller erstatningskrav fra skadelidte som rammes av virksomhetens skadevoldende aktivitet. Erstatning forutsetter imidlertid også at det kan dokumenteres at styremedlemmets uaktsomme handling eller unnlatelse er årsak til et økonomisk tap, noe som i praksis ofte vil kunne være vanskelig å dokumentere. Styremedlemmers ansvar i en slik situasjon vil også i mange situasjoner avgrenses av adekvanskravet.

Så langt har vi ikke eksempler i Norge hvor styremedlemmer er personlig saksøkt for virksomhetens påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold utenfor sin egen virksomhet. Internasjonalt er imidlertid aktivistiske søksmål en økende trend, og det er ikke usannsynlig at norske styremedlemmer kan bli møtt med slike søksmål i fremtiden. Gode aktsomhetsvurderinger vil kunne være avgjørende for å forebygge at slike krav fremmes, og det beste forsvar om de skulle fremmes likevel.