Spørsmål og svar til Econas eksperter

Hva har arbeidsgiver lov til å overvåke? 

Flere lurer på om arbeidsgiver kan overvåke arbeidsverktøyet som stilles til arbeidstakers disposisjon. Det er ikke så rart, all den tid arbeidsgiver faktisk betaler både for programvare og de fysiske hjelpemidlene – datamaskin, nettbrett og mobiltelefon. Likevel er reglene klare, og de gjelder alle, uavhengig av hvilket fysisk verktøy det er snakk om. Reglene er derfor like, uavhengig av om arbeidsgiver vil kontrollere datamaskinen, kalenderen, nettbrettet, e-post, telefon og adgangskort. 

Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kontrollere eller overvåke den ansatte og den ansattes arbeidsverktøy. Det er selvfølgelig unntak fra denne hovedregelen. 

Det ene unntaket som kanskje er mest praktisk, er hvis arbeidstaker er syk eller fraværende fra arbeidet på noen måte. Da har arbeidsgiver lov å for eksempel sjekke e-post, kalender mv. for å passe på at det ikke ligger ubesvarte henvendelser der fra kunder, leverandører eller andre samarbeidspartnere. Særlig viktig er dette innenfor yrker som har mange frister å forholde seg til. Flere arbeidsgivere har derfor felles e-postkasse for slikt arbeid, slik at arbeidsgiver ikke er så sårbar for eventuell sykdom og annet fravær. Her er det viktig å huske på at arbeidsgiver alltid bør søke å innhente samtykke fra arbeidstaker i forkant eller gi informasjon om at man foretar innsyn. 

Det andre unntaket er hvis arbeidsgiver mistenker at arbeidstaker har gjort noe som kan rettferdiggjøre en avskjed – altså at du som arbeidstaker har gjort noe så galt at du må gå på dagen, uten oppsigelsestid. Et typisk tilfelle er der arbeidstaker mistenkes for å kopiere over kundelister til egen datamaskin. I et slikt tilfelle vil arbeidsgiver for eksempel kunne ha behov for å foreta en speilkopiering av hele harddisken før man informerer den ansatte. Da bør i så fall arbeidsgiver diskutere innsyn i speilkopien før man foretar innsyn, og føre protokoll/referat fra innsynet. 

Kan arbeidsgiver beholde e-postdialogen etter at arbeidstaker har sluttet? 

Når den ansatte skal slutte, bør vedkommende få anledning til å rydde opp i e-postkassen sin. Da kan private e-poster videresendes eller slettes. Når denne opprydningsjobben er ferdig, kan arbeidsgiver lagre de virksomhetsrelaterte e-postene i arkivet. 

Hovedregelen er at e-postkassen skal slettes senest én måned etter at den ansatte slutter, med mindre den ansatte har samtykket til noe annet. Ofte ser vi fraværsassistenter som ivaretar både arbeidsgiver og arbeidstaker slik som denne: 

Hei, 

Takk for din henvendelse. Denne e-posten blir ikke lest. 

Jeg jobber ikke lenger i [virksomhet], og min nye kontaktinformasjon er fornavn.etternavn@nyvirksomhet.no 

Dersom du ønsker å komme i kontakt med [virksomhet], kan du sende denne e-posten til post@virksomhet.no 

Mvh. fornavn etternavn 

I et slikt tilfelle kan e-postkassen være åpen lenger, inntil et tidspunkt som arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om for sletting.