Slik forbereder du deg til en travel periode

Mange tåler perioder med høyt arbeidspress godt. Noe av det som er viktig, er å opprettholde energi for å klare å stå i det, sier Kjersti Hatlevoll, som arbeider med lederutvikling i konsulentselskapet Agenda Kaupang.

I begynnelsen av året er det mange som må arbeide lange dager med årsregnskap. Men det er ikke nødvendigvis negativt å oppleve at det er travelt, ifølge Hatlevoll:

– Det er ikke nødvendigvis så farlig å kjenne på arbeidspress og at det koker litt. Det kan være skjerpende og prestasjonsfremmende. Folk står opp om morgenen fordi man har lyst til å bidra. Mange kan kjenne både mestring og energi i travle perioder

Det kan imidlertid være lurt å gjøre noen forberedelser i forkant for at arbeidsmengden skal bli håndterbar:

– Folk flest synes det er krevende å legge om rutiner når det koker. Det er nå man eventuelt må ta grep. Hvis man klarer å skape sunne vaner nå, kan det hjelpe i mer stressende perioder, sier Hatlevoll.

Hun foreslår at man i forkant av intense perioder kan prøve å observere eget arbeidsmønster: Hva er det man gjør i det daglige, hvordan bruker man tiden, hvor god er man til å prioritere, og hvor gode arbeidsvaner har man.

– Man må forsøke å observere hva det er som forstyrrer en i arbeidsdagen. Det er også viktig å analysere hvor man liker å jobbe, hva trenger man rundt seg for å yte best mulig. Hva skal til for at man kan konsentrere seg og fullføre oppgaver? Er det å jobbe sammen med noen eller på stillerom? Mye handler om å bli bevisst egne vaner. Det er lettere å reflektere over egne vaner og ta små, nye grep i en periode der det ikke er fullt så travelt, understreker Hatlevoll.

Hva er stress?

Hun påpeker at det er stor forskjell på det å ha det travelt og en klinisk definisjon av arbeidsrelatert stress.

– Når kroppen aktiverer litt, er hensikten å ruste oss for å tåle hardkjør en periode. Noen av oss tåler det godt. Når man vet at det er mye å gjøre, så er det mange som jobber raskere og kjenner seg energisk og produktiv. Å levere krevende oppgaver som man var usikker på om man fikk til. Der fins det ubehag underveis, men også stor grad av mestring, sier Hatlevoll.

Hun opplyser at den mer kliniske definisjonen av stress handler om en opplevelse av at kravene som stilles, overstiger de ressursene man har til rådighet:

– Å ha det travelt er ikke nødvendigvis så truende for oss. Men det kan også bli for mye.

Selvbestemmelse

Å ha en viss grad av autonomi og selvbestemmelse innenfor de rammene som fins på jobben, er viktig for å tåle stressende perioder:

– Sosial støtte fra leder og andre samt tilbakemelding og en leder som støtter deg, har betydning for i hvilken grad man tåler å stå i krevende perioder. At man kan være med på å påvirke hvordan og når arbeidsoppgavene skal utføres innenfor rammen av det som kreves, er viktig.

Også om man opplever støttende kolleger, konkrete tilbakemeldinger, anerkjennelse og ros, spiller inn på i hvilken grad stress blir negativt eller positivt.

Hatlevoll forteller at de får mange oppdrag der bedrifter engasjerer konsulenter eller coacher dersom en medarbeider opplever stress.

– Når en medarbeider opplever stress, er det lett å tilkalle en coach og legge alt ansvaret over på vedkommende. Samtidig vet vi at jobbressurser som støttende ledelse, autonomi og et godt arbeidsmiljø er viktig for å unngå stress, og det er et organisatorisk ansvar.

Hva er selvledelse?

– Selvledelse handler om å lede seg selv, å være bevisst på hva man har å tilby, hva det er man motiveres av, under hvilke betingelser man arbeider effektivt, og så finne en god balanse mellom disse behovene og hva virksomheten har behov for. Er det en god match, er det et godt utgangspunkt. Om det er en dårlig match, så er det vanskelig å lede seg selv på en god måte.

– Hvis man er i et arbeidsmiljø der man har en vanskelig leder og det er mye konflikter, vil toleransen for stress være tilsvarende lav.

– De fleste som jobber i arbeidslivet i Norge, er ansatt på grunn av sin kompetanse. Det betyr at man i mange tilfeller kan mer eller noe annet enn egen leder. Da vil det være gunstig for alle parter at man leder seg selv på en god måte.

Hun utdyper:

– Å lede seg selv på en god måte gjør vi jo alle i hverdagen. Det er en grunn til at man har høyere utdannelse, at man er ansatt der man er. Å komme seg gjennom høyere utdannelse innebærer at man har evnen til å prioritere og å konsentrere seg. Evne til å prioritere å lese fremfor å gjøre det man har mer lyst til, til å prioritere fysisk aktivitet og til å konsentrere seg for å få gjennomført det man skal.

Det er også viktig med verdiavklaring:

– Når man snakker om selvledelse på et mer bevisst plan, så handler det om ulike strategier: Er jeg på riktig sted? Kan jeg prestere her? Er jeg enig i verdigrunnlaget? Har virksomheten det som skal til for at jeg kan trives? Har jeg det som virksomheten trenger?

Analyser den nåværende situasjonen

Dersom man ønsker å styrke egen effektivitet på jobben og egen trivsel, kan det være lurt å starte med å skaffe et realistisk bilde av nå-situasjonen.

– Det kan dreie seg om å observere seg selv systematisk en periode, gjerne med skriftlige notater. Hvilke oppgaver er det jeg bruker tid på? Hvor god er jeg i det, hvor viktig er disse oppgavene for at avdelingen skal lykkes? Kanskje får man noen aha-opplevelser, også i form av å identifisere noen tidstyver?

Og så er det viktig å styrke kompetansen:

– Å sette seg mål, å styrke effektiviteten eller kompetansen. Å sørge for å utvikle egen kunnskap i tråd med et arbeidsliv som er i stadig utvikling, uten at noen må fortelle deg at du må gå på kurs, er viktig.

Hun fremhever også verdien av å evaluere seg selv og å gi seg selv tilbakemeldinger.

– Det kognitive handler om å være bevisst på egne tankemønstre, slik at de er mulighetsorientert. Man må tenke muligheter fremfor begrensninger.

Lederrollen

Ledere som ønsker å fremme selvledelse, må være gode rollemodeller:

– Og vise hvordan de leder seg selv. Vise i det daglige at man er bevisst på hvordan man bruker tiden og prioriterer. At man setter seg krevende mål. At man har en god balanse i livet og eksempelvis vise tydelig at i dag må jeg hente i barnehagen, ikke sende e-poster fire om natten. Og evaluere kvaliteten av eget arbeid.

– Hvilken balanse bør man ha mellom tillit og kontroll for å fremme god selvledelse i en arbeidskultur?

– Innenfor rammen av det man skal gjøre – gi mest mulig tillit. Hvis du er en god sjef, har du sannsynligvis rekruttert flinke folk og må stole på dem du har rekruttert. Svaret mitt er mest mulig tillit, innenfor de rammene virksomheten og jobben setter.

Hun påpeker at i tilfeller der noen utviser atferd man ikke ønsker seg, er det mange ledere som setter inn kontrolltiltak for alle.

– Det er en fallgruve. Da er det bedre å ta en nødvendig samtale med de få som utviser en atferd man ikke ønsker seg. Det som ofte skjer hvis man ønsker å nå frem til én eller to, er at leder tar opp utfordringen på et generelt grunnlag på avdelingsmøte eller sender en e-post til alle. Det kan bidra til å senke motivasjonen hos flere, mens de det gjelder, kanskje likevel ikke har tatt til seg budskapet, sier Hatlevoll.

– Ledere må utvise relasjonelt mot. I gamle dager hadde mange stemplingsur. Det er kanskje ikke så hensiktsmessig å innføre stemplingsur for alle, dersom det er to som ikke klarer å håndtere fleksibilitet. Ta heller en samtale med dem det gjelder. Hvis det er folk som ikke gjør det du ønsker, er det sannsynligvis fordi de ikke vet hva du ønsker, eller fordi de ikke vet hvilken effekt atferden har på resten av organisasjonen. Å tørre å ta gode samtaler, å sjekke hva dreier dette seg om, og hva kan vi gjøre for å få folk inn på rett spor, er viktig. Mange ledere kvier seg for den typen samtaler.

Produktivitet

Det er viktig å sørge for nok restitusjon og pauser, lunsjpause og fysisk aktivitet.

– Det som fort kan skje i perioder hvor det er mye å gjøre, er at man tar snarveier. Man hopper over lunsj, tar seg ikke tid til å trene eller sove nok. Det kjennes ikke produktivt å ta pauser når man er travel. Men om du har hatt lunsjpause vekk fra pulten, jobber du raskere og mer konsentrert når du først setter deg ned og jobber. Det handler om å komme i forkant.

Noen har kanskje lyst på ferie før en intens periode, men det er ikke alltid mulig i praksis. Muligens er det noe man kan gjøre mindre av i de mest intense periodene:

– Det er ikke sikkert at det er i den mest intense perioden på jobben du skal pusse opp huset eller ha de største festene eller ha alle fire helgeturer med venner. Man kan kanskje også ha nytte av å gjøre en avtale med ektefelle eller familie og skaffe rom rundt seg til å jobbe ekstra.

Hun påpeker at når man opplever at det er travelt, og det koker i hodet, blir man lett reaktiv.

– Man svarer på henvendelser som kommer. Man blir dratt inn i det som haster, istedenfor å bruke litt tid på å reflektere. Det kan være lurt å sette seg noen mål, både for dagen og for uken, for hva man absolutt må gjøre. Det er viktig å sørge for å få gjort det som er kritisk viktig gjennom en sånn periode.

Hun fremhever verdien av lister, eller å sette av tid i kalenderen der man planlegger at ulike oppgaver skal løses. For mange kan det være lurt å ta seg noen refleksjonspauser: Hva er det viktigste jeg må gjøre i dag, hva er det viktigste jeg må gjøre denne uken? For mange kan det være en utfordring at man blir forstyrret hele tiden.

– Hvis man sitter dypt konsentrert om en oppgave og blir avbrutt, så bruker man gjerne 10 minutter på å komme tilbake til det konsentrasjonsnivået. Hvis det skjer ofte, så sier det seg selv at arbeidsdagen blir ineffektiv. Det er viktig å sørge for at man visse tider i løpet av arbeidsdagen får sitte i omgivelser der man presterer godt.

Det handler også om å be om det man har behov for.

– Hvis du trenger tilbakemelding, be om det. Hvis du trenger hjelp, be om hjelp. Å etterspørre den støtte man trenger, er lurt. Man trenger ikke nødvendigvis å fikse alt selv.

Man kan også være bevisst på å velge en arbeidsplass der man vet at det er et sunt arbeidsmiljø:

– Hvis man er i et arbeidsmiljø der man har en vanskelig leder og det er mye konflikter, vil toleransen for stress være tilsvarende lav. Det er ikke så lett å ta kontroll for den enkelte. I mange organisasjoner i Norge er mye på plass.

Det er også viktig å sette grenser og å si nei:

– Hvis det er noe du vet at du må, tenk: Hva kan jeg si nei til nå, for å kunne si ja til det jeg vet er klokt og viktig. Om man skal prestere på alle områder, risikerer man at man ikke får gjort det viktigste, avslutter Hatlevoll.